Шаблон бази даних для Excel
У сучасному світі у нас є багато програмного забезпечення для роботи з базою даних. Врешті-решт остаточний аналіз ускладненого програмного забезпечення буде проводитися лише за допомогою електронних таблиць. Якщо ви невелике підприємство і не можете дозволити собі сучасне програмне забезпечення, тоді нічого страшного, тому що в самій електронній таблиці Excel ми можемо створити базу даних ваших бізнес-даних. Зрештою, питання полягає в тому, як ми можемо створити базу даних у таблиці Excel? У сьогоднішній статті ми покажемо вам спосіб створення шаблону бази даних Excel.
Як створити шаблон бази даних для Excel?
Нижче наведено кілька прикладів створення шаблону бази даних у Excel.
Завантажити цей шаблон бази даних Excel можна тут - Шаблон бази даних ExcelПриклад №1 - Створення шаблону бази даних продажів
Продажі - це спосіб отримання доходу для компанії. Фінанси відіграють життєво важливу роль у нормальному функціонуванні бізнесу. Відстеження записів продажів також дуже важливо. Тепер ми покажемо, як створити шаблон "База даних продажів" у Excel.
Крок 1: Коли надходить угода або ділова пропозиція, нам потрібно визначитися з типом елементів, які ми повинні записати як частину продажів. Наявність всілякої інформації, як правило, хороший варіант, але якщо дані можуть скласти ваш непотрібний список, то усуньте непотрібну.
У загальній перспективі я заповнив загальні заголовки.
Крок 2: Тепер на основі заголовка ми можемо розпочати заповнення даних під відповідним заголовком. Я заповнив деякі зразки даних нижче.
Одне з правил великих пальців бази даних полягає в тому, що вона повинна бути у форматі таблиці в Excel, і кожна таблиця повинна мати своє унікальне ім'я.
Під час створення бази даних після того, як заголовки даних зафіксовані, нам потрібно перетворити формат у формат таблиці. Отже, в excel to нам потрібно перетворити це лише в таблицю.
Для створення таблиці нам потрібно дотримуватися певних норм. Нижче наведені певні правила.
Записи бази даних не повинні мати порожніх рядків і порожніх стовпців.
Такі типи форматів баз даних небезпечні, особливо коли у нас є величезні записи, з якими можна працювати.
Однією з причин уникати цих порожніх рядків і стовпців є технічність електронної таблиці. Момент електронної таблиці розпізнає порожній рядок або порожній стовпець, який він вважає кінцем баз даних, і це призводить до неправильного підсумку чисел.
Крок 3: Для створення таблиці помістіть курсор всередину даних і натисніть Ctrl + T, щоб відкрити діалогове вікно створення таблиці.
У цьому вікні переконайтеся, що встановлено прапорець «Моя таблиця має заголовки» , оскільки наша база даних має заголовки, інакше excel розглядає заголовки лише як частину записів даних.
Крок 4: Тепер ваша таблиця виглядає так, як показано нижче.
Оскільки він створив таблицю зі своїм кольором та форматуванням таблиці.
Ми можемо змінити стиль таблиці за замовчуванням. Помістіть курсор всередину таблиці, щоб побачити нову вкладку на стрічці як "Дизайн". У розділі "Дизайн" ми можемо побачити безліч варіантів.
У розділі Стилі таблиць виберіть тип стилю таблиці, який потрібно застосувати до бази даних.
Далі, після створення таблиці, нам потрібно назвати таблицю, щоб дати їй унікальну назву. У розділі "Дизайн" ми можемо дати назву таблиці.
Тепер ми можемо звернутися до цієї бази даних, використовуючи цю назву таблиці “SalesRecords” .
Оскільки це формат таблиці для бази даних, будь-які нові записи, введені нижче останнього запису, будуть оновлені до самої цієї таблиці.
На зображенні вище, я ввів наступний серійний номер як 12, якщо я зараз натиснув клавішу Enter, цей рядок перенесе лише в таблицю.
Як і за допомогою електронної таблиці Excel, ми можемо створювати власні бази даних.
Приклад №2 - Шаблон Excel бази даних клієнтів
Створення шаблону бази даних Excel клієнтів є дуже важливим для будь-якого бізнесу. Створюючи шаблон бази даних у Excel, важливо визначитися з тим, яку інформацію нам потрібно збирати стосовно клієнтів.
Нижче наведено загальні відомості, які ми зазвичай збираємо стосовно клієнтів.
Заповніть деталі, виходячи з заголовків.
Подібним чином створіть формат таблиці для бази даних.
Продовжуйте вводити дані про клієнта, коли збираєте, і ваша таблиця автоматично розширюється зі збільшенням бази даних.
Що слід пам’ятати
- Завжди є гарною практикою зберігати дані у форматі таблиці, оскільки за допомогою табличного формату можливе автоматичне посилання на будь-яке додавання та видалення рядків та стовпців.
- Завжди дайте таблиці унікальну назву.
- Якщо ви добре володієте MS Access, завантажте файл у MS Access.