Що таке подвійний облік?
Система подвійного обліку - це підхід бухгалтерського обліку, за якого кожна бухгалтерська операція вимагає відповідного та протилежного запису в бухгалтерських записах, а кількість операцій, що вводяться, оскільки дебети повинні бути рівними кредитам.
Ця система бухгалтерського обліку поширена переважно у всіх країнах світу, які дотримуються систематичного зразка ведення записів про операції в системі. Це означає, що будь-який запис, внесений до системи, впливатиме принаймні на два рахунки. Один з рахунків повинен бути частиною активів, а інший - під пасивами. Отже, ефект точно рівний і протилежний.
Врахуйте, що якщо людина щось придбає, скажімо сумочку, відбудеться одна операція, коли вона заплатить суму за сумку. Тепер, згідно з системою бухгалтерського обліку подвійних записів, слід створити ще одну відповідну операцію, яка повинна бути отриманням сумочки, щоб був чистий ефект.
Знову ж таки, якщо компанія пропонує послугу, скажімо, послуги з прибирання автомобілів, однією операцією має бути сума, яку вона отримує за надані послуги, тобто фактична операція, здійснена з точки зору грошей. Однак, згідно з системою подвійного обліку, потрібно записати ще одну операцію - причину, через яку компанія отримала суму. Отже, це реєструється як дохід від послуг A / c.
Приклади бухгалтерського обліку для подвійного запису
Приклад №1
Енні придбала ноутбук вартістю 5000 доларів. Вона заплатила готівкою за те саме із усіх заощаджень, які вона для цього зробила. Отже, записи для цієї дати повинні бути:
Приклад №2
Ден забронював офісний стіл для своєї нової стійки за ціною 2000 доларів. Він заплатив 1000 доларів заздалегідь, а 1000 доларів мали сплатити після доставки після того, як стіл був готовий. Ось як слід розміщувати записи в системі бухгалтерського обліку подвійного запису на ту конкретну дату:
Перший випадок є яскравим прикладом дебету та відповідного кредиту - чиста сума дорівнює 0. У другому випадку, хоча три рахунки набрали чинності, чистий запис між дебетом та кредитом дорівнює "0". Отже, система подвійного обліку передбачає, що кожному дебету повинен бути відповідний кредит, незалежно від того, здійснена транзакція чи ні, для анулювання. У день, коли Ден забронював свій офісний стіл, він заплатив лише 1000 доларів. Навіть якщо решта суми не виплачена в цей день, вона нараховується у Кредиторській заборгованості в кондиціонері (що означає, що вона повинна бути сплачена пізніше).
Після сплати суми після доставки таблиці, нижче буде вказаний ефект від записів:
Приклад №3
Корпорація ABC надає послуги з ремонту ноутбуків. Вони пропонують послуги щодо політики попередньої часткової оплати. Клієнт зайшов до їх магазину за послуги, спочатку заплатив 500 доларів, а після того, як ноутбук відремонтували, він заплатив 500 доларів після доставки. У цьому випадку записи в перший день будуть такими:
На дату доставки нижче будуть вказані записи в системі компанії:
Якщо взяти чистий ефект за обидва ці дні лише в системі бухгалтерського обліку компанії, ми побачимо, що Cash A / c тримає дебет у розмірі 1000 доларів США, а дохід від обслуговування - 1000 доларів США, що знову віднімає загальну суму.
Вимоги до системи обліку подвійних записів
Ця система бухгалтерського обліку подвійних записів вимагає, щоб загальна сума всіх активів завжди дорівнювала загальній сумі всіх зобов’язань у будь-який момент часу. Таким чином, баланс, який веде облік усіх активів з одного боку та всіх зобов’язань (та власного капіталу) з іншого, завжди повинен мати відповідну цифру, у противному випадку це означатиме, що якийсь запис був пропущений або неправильно введений з книга.
Іншими словами, ключовим принципом системи подвійного обліку також можна записати це рівняння бухгалтерського обліку як:
Облік транзакцій у книгах є дуже складною системою. Існує численні схеми рахунків, які можуть бути специфічними для різних галузей, та / або транзакції можуть повідомлятися унікальними способами кожною особою, яка може заплутати іншу особу. Якщо їх не належним чином підтримувати, це створює двозначність для всієї економіки. Це одна з основних причин, чому запроваджена система подвійного обліку.
Переваги
- Система подвійного обліку забезпечує стандартизацію у всіх галузях та компаніях, які її використовують.
- Це корисно для загальної структури звітності.
- Аналіз компанії стає простішим, оскільки кожен може декодувати параметри та записи.
- Це легко зрозуміти і передбачити. З кожним записом система подвійного обліку стає легко визначити, який тип операції повинен був відбутися.
- Завдання аудиту стало простішим.
- Усі подібні типи плану рахунків можна скласти разом, і таким чином створення балансу або звіту про прибутки та збитки можна зробити більш доступним.
- Якщо записи про активи та зобов’язання (або загальний дебет та загальний кредит) не збігаються, помилки можна легко визначити, а за наявності належного плану рахунків та книги можна відсортувати відсутні або неправильні записи.
Біда
З іншого боку, якби умови бухгалтерського обліку використовували інший режим (скажімо, систему єдиного обліку), або якби він не був стандартизованим, нижче були б проблеми, з якими стикалися:
- Індивідуальні умови бухгалтерського обліку можуть створювати величезний перелік плану рахунків. Підрахування та порівняння з тими, що використовуються іншими для подальшого аналізу, було б громіздким та трудомістким (плюс витрата зусиль).
- Це створює плутанину та можливість декількох записів, створюючи тим самим неправильний баланс.
- Рівність між активами та зобов’язаннями (або дебетними та кредитними) служить перевіркою відповідності всіх видів операцій. Якби цієї перевірки не існувало, можна оцінити проблеми в системі бухгалтерського обліку.
Ця система є міцною опорою для сучасної системи бухгалтерського обліку.