Визначення книги кредиторської заборгованості
Книга кредиторської заборгованості, також відома як книга кредитора, - це допоміжна книга, в якій перераховані дані про різних постачальників або продавців компанії разом із залишками їх рахунків, що висвітлює непогашену суму, яку повинна сплатити компанія.
Він відстежує конкретну платну інформацію для кожного рахунку-фактури, включаючи:
- Дата рахунка-фактури
- Номер накладної
- Найменування постачальника / постачальника
- Кількість замовлення
- Сума до сплати
Баланс рахунку головної книги за кредиторською заборгованістю порівнюється із залишком бухгалтерської книги, що закінчується, для забезпечення відповідності обох рахунків. Таке порівняння проводиться як частина процесу закриття періоду на кінець періоду (щокварталу / рік).
Приклад книги кредиторської заборгованості
Давайте проаналізуємо нижченаведений приклад для більшого розуміння:
Операції з купівлі компанії Titan Sports Gear Company:
- 12 березня: Придбано 20 000 доларів товарних запасів на умовах 2/15 n 45, призначення FOB у постачальників Mighty Sun
- 18 березня: Повернені товари вартістю 3000 доларів, які були пошкоджені під час відправлення 12 березня.
- 27 березня: Оплачено за товари, придбані 18 березня у Mighty Sun Suppliers за вирахуванням повернення та знижки.
Облікові операції реєструвались методом безстрокової інвентаризації у таких записах журналів кредиторської заборгованості:
Журнал покупок
Інвентар товарів / кондиціонер Д-р …………………………………………… 20 000 доларів
Кредиторська заборгованість кондиціонера …………………………………………………………… 20 000 доларів
Журнал виплат готівки
Загальний журнал
Ці журнали будуть розміщені далі у Кредиторській заборгованості, як показано нижче:
Обліковий запис продавця: Постачальники Mighty Sun
Відповідно, книга постачальників / допоміжних компаній буде оновлена для постачальників Might Sun як:
Як ми бачимо з наведених таблиць, залишок постачальників для постачальників Mighty Sun становить 0 доларів США (NIL), а залишок кредиторської заборгованості - також 0 доларів США (NIL). Оскільки обидва вони точно співпадають, не важливо готувати цілий графік кредиторської заборгованості. Якщо будь-яка сума залишку очікується, потрібно буде скласти окремий графік кредиторської заборгованості.
Поводження з дебіторською заборгованістю також було б подібним чином.
Однак потрібно дотримуватися певної обережності та дотримуватися послідовності. Цей приклад стосується лише одного постачальника та одного місяця. Для фірми може бути кілька записів та декілька постачальників. Отже, повинен існувати належний механізм, в якому не було б помилок, оскільки примирення може бути складним завданням.
Проблеми у відповідності
Нижче наведено способи, за допомогою яких контроль головної книги може вийти з синхронізації з кредиторською заборгованістю:
- В одній із книг було зроблено ручний запис, жодного іншого запису не ведено. Це ускладнить примирення.
- Проводка в Головній книзі (ГЛ) з модуля кредиторської заборгованості, можливо, в якийсь момент часу була вимкнена. Це особливо стосується комп'ютеризованого запису записів.
- Завдання проводки могло бути перерване або через помилку людини, або через збій живлення під час завдання. Для позабалансових записів слід враховувати журнал транзакцій. Якщо відсутня повна партія, історію рахунків слід порівняти з книгою.
- Існує ймовірність успішного проведення всіх публікацій під час вступу, але файл тимчасово пошкоджений. Як метод запобігання копії файлів слід зберігати у фізичному або електронному форматі.
Переваги книги кредиторської заборгованості
- Ця книга може запропонувати швидкий знімок поточних залишків постачальників.
- Це корисно як модель для внутрішнього контролю та аудиту.
- Керівники та бухгалтери можуть порівнювати додатковий баланс із балансом головної книги для запобігання помилкам.
- Це також допомагає розподілити обов'язки між працівниками. Був би окремий працівник, який фіксував би транзакцію, а інший перевіряв би на можливі помилки. Це забезпечить ефективність та потужний внутрішній контроль.
- Ця інформація може бути використана для створення звіту про старіння, який надалі відображатиме ім’я продавця з окремими повідомленнями про прострочення. Він також підкреслює непогашену суму за кожний рахунок, який залишився несплаченим. Зміни, викликані грошовим потоком, також будуть висвітлені.
- Крім того, якщо збільшиться кількість прострочених рахунків-фактур, це може виявити проблеми зі стягненнями дебіторської заборгованості. Він зазначає, що покупці витрачають більше часу, ніж зазвичай, щоб заплатити, що може вимагати негайної уваги.
Висновок
Існування книги кредиторської заборгованості не є обов'язковим, але бажаним для ведення чистого та упорядкованого бухгалтерського обліку. Такі бухгалтерські книги допомагають вести облік дебіторської та кредиторської заборгованості протягом декількох років. Це також важливий інструмент у процесі аудиту, і його можна успішно пов’язати у разі розслідування окремих записів.
Грамотні бухгалтери або особи, котрі мають спеціальність комерції, можуть виконувати такі завдання, що полегшує ведення таких рахунків невеликим офісам та продавцям.