Як зменшити розмір файлу Excel?
Нижче наведено 4 методи зменшення розміру файлу книги Excel.
- Зберегти файл у двійковому форматі
- Перетворення непотрібних формул у значення
- Стиснути зображення
- Видалення кеш-пам’яті
Давайте обговоримо кожен із методів детально -
# 1 - Зберегти файл у двійковому форматі
Розмір файлу Excel можна зменшити, перетворивши звичайний формат .xlsx у .xlsb, який є двійковим форматом. Тим самим зменшуючи розмір файлу до мінімально можливого.
- Крок 1 - Відкрийте файл Excel у форматі .xlsx.
- Крок 2 - Потім натисніть на вкладку Файл. У спадному списку вкладки Файл у програмі Excel виберіть Зберегти як у програмі Excel.
- Крок 3 - Тепер виберіть параметр «Огляд опції» , після чого з’явиться діалогове вікно.
- Крок 4 - Потім введіть ім'я файлу в «Ім'я файлу», тепер у спадному меню «Зберегти як тип» виберіть формат .xlsb та натисніть «Зберегти».
Цей підхід дозволить їм Excel файл зменшити розмір електронної таблиці.
# 2 - Перетворення непотрібних формул у значення
Наступним підходом, який можна використовувати для зменшення розміру файлу Excel, є перетворення непотрібних формул у значення. Нижче наведено перелік кроків, які можна використати для розуміння методології.
- Крок 1 - Відкрийте файл Excel і виберіть весь аркуш або кількість стовпців, які потрібно перетворити з формул у значення.
- Крок 2 - Тепер натисніть клавішу “F5”, з’явиться спливаюче діалогове вікно. Потім натисніть на “Special”.
- Крок 3 - Відкриється інше діалогове вікно, як показано нижче, потім натисніть перемикач для «Формули» та натисніть кнопку Ok.
- Крок 4 - Тепер, коли вибрано всі комірки, що містять формули. Перейдіть на вкладку Домашня сторінка та натисніть «Вставити».
- Крок 5 - Тепер виберіть значення, як тільки з’явиться випадаючий список при натисканні на кнопку «Вставити». Потім натисніть «Вставити значення».
- Крок 6 - Або скористайтеся комбінацією клавіш CTRL + ALT + V , тоді з’явиться діалогове вікно, як показано нижче. Виберіть перемикач «Значення» та натисніть «OK».
Це призведе до перетворення вибраних формул у значення, що дозволить зменшити файл, щоб зменшити, і зробити електронну таблицю легшою.
# 3 - Стиснути зображення
Наступним підходом є використання стиснення зображення у файлі Excel для зменшення розміру книги. Цей метод є важливим, коли у нас занадто багато зображень, що містяться в книзі чи аркуші, що сприяє збільшенню розміру файлу Excel.
- Крок 1 - Клацніть на зображення, яке потрібно стиснути. Потім перейдіть на вкладку «Формат» в області стрічки, як показано нижче.
Це інструмент для зображення, який з’являється лише тоді, коли вибрано зображення.
- Крок 2 - На вкладці “Формат” виберіть “Стиснути картинки”.
- Крок 3 - Після вибору піктограми стисненого зображення з’явиться діалогове вікно.
- Крок 4 - Опція «Застосувати лише до цього зображення» дозволяє користувачеві стискати лише те зображення, яке було вибрано. Скасування вибору цього параметра дозволить стиснути всі зображення в книзі. Також виберіть параметр «Електронна пошта (96 PPI)», що є мінімальним розміром документа для спільного використання.
- Крок 5 - Клацніть на Ok і збережіть книгу. Це зменшить розмір загального файлу Excel.
# 4 - Видалення кеш-пам’яті
Наступний підхід допоможе зменшити розмір файлу Excel, видаливши кеш-пам’ятку під час створення зведеній таблиці з вихідних даних.
- Крок 1 - Виберіть вкладку “Аналіз” в інструментах зведеної таблиці. Ця вкладка з'являється лише тоді, коли у файлі Excel вибрано зведену таблицю.
- Крок 2 - Тепер клацніть на випадаючому списку опцій, а потім - опціях.
- Крок 3 - Біля діалогового вікна, що з’явиться, перейдіть на вкладку Дані.
- Крок 4 - Тепер зніміть прапорець біля пункту «Зберегти вихідні дані у файлі». Цей параметр не створює керований кеш і дозволяє зменшити розмір файлу Excel.
- Крок 5 - Тепер виберіть параметр «Оновити дані під час відкриття файлу», це забезпечить оновлення зведення, як тільки файл Excel буде відкрито. Якщо параметр не вибрано, то зведену таблицю потрібно оновити вручну, що призведе до створення зведеної кеш-пам'яті.
Крок 6 - Потім натисніть OK. Це забезпечить зменшення розміру файлу Excel.
Що слід пам’ятати
- Формат файлу XLSB, як правило, відкривається та зберігається набагато швидше, однак, є навіть кілька речей, які слід врахувати, де файли Excel, що підтримують макроси та запити, не слід перетворювати у XLSB, оскільки вони можуть спричинити функціональні помилки під час роботи як XLSB.
- Також якщо розмір файлу Excel для формату XLSX становить від 5 МБ до 7 Мб, можна залишити як є, лише якщо розмір файлу XLSX збільшується до подвійних або тризначних цифр у МБ. Тоді, чи можна вважати, що файли excel зменшують розмір файлу, використовуючи будь-який з найкращих підходів.
- Існують і інші підходи, такі як використання стиснутої папки в архіві, це робиться за допомогою клацання правою кнопкою миші на файлі excel, переходу до надсилання, а потім натискання на стиснуту папку із архівом. Це зменшить розмір файлу під час спільного використання. Це також можна зробити, вибравши декілька файлів, а потім стиснувши файли в папці, що заархівована.
- Віддавайте перевагу зведеним таблицям перед формулами, що використовуються для узагальнення даних для загалом більших наборів даних, це матиме менший вплив на розмір файлу. Крім того, якщо формули використовуються частіше, змініть режим автоматичного обчислення на ручний режим на вкладці формул. Це зробить файл відкритим, вносячи зміни, оновлюючи файл Excel і закриваючи файли набагато швидше.