Що таке журнали покупок?
Журнали покупок - це спеціальні журнали, що використовуються організацією для відстеження всіх придбань кредитів. Він також відомий як книга покупок або книга покупок. Поки кредитні операції реєструються в книзі закупівель, покупки готівкою вносяться до загального журналу. Варто зазначити, що в таких журналах фіксується лише кредитна купівля товарів, і будь-які капітальні витрати виключаються.
У більшості організацій є окремий відділ закупівель, який опікується повним процесом закупівлі, який полягає у виявленні необхідних товарів, класифікації, запитуванні ціни, розміщенні замовлення та підтвердженні отримання товару, що відповідає бажаному опису.
Складові частини журналу покупок
No1 - Дві партії
У кожній покупці є дві сторони - покупець і продавець. Обидві сторони погоджуються на ціну, яку сплачує покупець за товар або послугу. Ця ціна придбання є сумою транзакції для всіх журналів покупок. Особа чи організація, у якої здійснюється закупівля, називається Постачальником, і коли закупівля надається в кредит, Постачальник відображатиметься як Кредитор у балансі до моменту здійснення платежу.
№2 - Придбання кредиту
Організація купує різні товари та послуги у декількох постачальників. Коли товар купується в кредит, публікується такий журнал - скажімо, X Ltd. придбала у Y Ltd. товарів на 500 доларів -
Коли оплата здійснена -
No3 - Рахунок-фактура
Рахунок - це документ, який продавець видає покупцеві. Це детальний документ. Він містить дату рахунку-фактури, найменування та адресу Постачальника, назву організації, якій виставляється рахунок, адресу та найменування організації, куди відвантажується товар, кількість та опис товару, спосіб оплати, необхідний додатковій особі, валюту рахунку-фактури, податків тощо. Рахунок-фактура є важливим документом, який є проблемою разом із товарами, і коли він надійде до покупця, покупець зрівняє товари, що надійшли, із розміщеним Замовленням на замовлення.
No4 - Відділ закупівель
У більшості організацій є окремий відділ закупівель, який відповідає за закупівлю товару. Отже, коли будь-якій особі чи відділу потрібні будь-які товари, вони повинні надіслати запит до відділу закупівель, якщо товари вже є в наявності на складі чи на складі, відділ закупівель видасть товар. Якщо товарів немає, команда закупівлі визначить Постачальника, який спеціалізується на необхідних товарах, і вона зробить замовлення. Щойно замовлення надійде, вони перевірять, чи відповідає він необхідному опису, а кількість відповідає запитаному. Після того, як відділ закупівель підтвердить отримання товару, рахунок-фактура надходить на рахунки для оплати.
№5 - Кредитна записка
У випадках, коли поставлені товари не відповідають опису, мають проблеми з якістю або пошкодження, і Покупець повинен повернути його Постачальнику. Тоді Постачальник видасть документ під назвою Кредитна записка, який буде скоригований до сплати товарів у майбутньому. Скажімо, X Ltd. повернуло товар вартістю 1000 доларів, і Y Ltd. видало кредитну записку на цю вартість. Наступного разу, коли X Ltd. придбає 5000 доларів, йому доведеться заплатити лише 4000 доларів, оскільки 1000 доларів буде відкориговано за кредитною запискою.
No6 - Книга покупок
Книга закупівель фіксує всі покупки кредитів в одному місці, а також деталі постачальників, номер рахунку-фактури, валюта, кількість та інші деталі. Залишки для цих Постачальників із Книги закупівель переносяться в окремі книги, а загальна сума витрат списується на рахунок витрат. Це одна з основних книг у процесі ведення бухгалтерії, яка є важливою для підготовки залишків книги, пробного балансу та підсумкових рахунків. Нижче наведено зразок книги покупок XYZ Ltd за серпень 2019 року. У цьому випадку залишки в розмірі 500, 1000 і 2000 доларів будуть розміщені в окремих книгах Nike, Adidas та PUMA Ltd. Також рахунок за покупку буде списаний на 3500 доларів.
Переваги журналів закупівель
- Деталі всіх постачальників знаходяться в одному місці, що допомагає узгодити залишки грошової книги та пробний баланс
- Простота обслуговування та відстеження даних для аналізу постачальників
- Загальна сума покупки кредиту та тип покупки знаходяться в одному місці
- Важливий документ для безперебійного функціонування відділу закупівель
- Під час аудиту на кінець року пошук номерів рахунків-фактур, пов’язаних з будь-якими Постачальниками, стає доступним із журналів закупівель
- Одна з відомих і широко підтримуваних книг
Недоліки журналів закупівель
- Потрібен окремий бухгалтер, який коштує часу та грошей
- Якщо в книзі закупівель вибрано неправильний рахунок постачальника, це призводить до помилок у підготовці пробного балансу та підсумкового рахунку
Висновок
Журнали закупівель є життєво важливою і важливою частиною процесу бухгалтерського обліку будь-якої організації. При акуратному впровадженні звукова система допоможе вчасно здійснити покупки, що призведе до економії часу та грошей. Крім того, аналіз закупівлі, витягнутий з цих журналів, допомагає у переговорах щодо нових контрактів. Журнали покупок також допомагають в управлінні кредиторами, відстеженні статусу повернутих товарів, кредитних виписок та оновлених залишків бухгалтерського обліку постачальників, які необхідні для успішного та сучасного бізнесу. Це також допомагає у сприянні аудиту, надаючи дані, необхідні аудиторам.